Polityka prywatności

Administrator i kontakt

Niniejsza polityka dotyczy danych związanych z kontem autora, publikacją, obsługą platformy, korespondencją oraz zgłoszeniami. Nie oznacza przypisania operatorowi wszystkich celów przetwarzania podejmowanych przez autorów poza platformą. Autor lub inny odbiorca, który wykorzystuje otrzymane dane do własnych, samodzielnie określonych celów, ma własne obowiązki wynikające z prawa. Nie zakładamy, że każda prywatna wymiana wiadomości ma taki sam status jak zawodowa działalność autora.

Dane konta i publikacji

Przetwarzamy dane podane przy zgłoszeniu i prowadzeniu konta, w szczególności dane identyfikacyjne, adres e-mail, informacje profilu i dane uwierzytelniania w zakresie potrzebnym do obsługi konta. Przetwarzamy też przekazane treści, metadane książek, zgłoszenia publikacyjne i historię czynności niezbędną do wykonania usługi oraz ochrony praw stron. Publiczny podpis, opis autora i informacje książki są udostępniane zgodnie z decyzją o publikacji. Prywatny adres kontaktowy nie staje się publiczny tylko dlatego, że autor publikuje książkę.

Obsługa zgłoszenia osoby fizycznej i wykonanie umowy mogą opierać się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku reprezentanta innego podmiotu lub danych, których przetwarzanie nie jest niezbędne do umowy z osobą, której dotyczą, właściwą podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w związku z interesem polegającym na prowadzeniu kontaktu i obsłudze współpracy. Dane opcjonalne są wykorzystywane w przedstawionym celu i na właściwej podstawie, a ich podanie nie jest warunkiem funkcji, która ich nie potrzebuje.

Korespondencja i formularze

Formularz przetwarza oznaczenie nadawcy, jego adres e-mail, treść wiadomości, wybranego odbiorcę i dane potrzebne do potwierdzenia adresu oraz obsługi korespondencji. Potwierdzenie adresu służy sprawdzeniu dostępu do skrzynki. Nie jest potwierdzeniem tożsamości ani zgodą na marketing. Wiadomość trafia do wybranego odbiorcy po wykonaniu tego kroku, zgodnie z zasadami formularza.

Adres nadawcy i treść są dostępne dla odbiorcy w zakresie potrzebnym do odpowiedzi. Odbiorca może kontynuować kontakt poza Pracownią Literacką, o czym nadawca powinien wiedzieć przed przesłaniem danych. Techniczny adres odpowiedzi platformy pozwala ograniczyć ujawnianie prywatnego adresu autora. Nie oznacza szyfrowania od nadawcy do odbiorcy ani całkowitej anonimowości wobec operatora obsługującego usługę.

Podstawą obsługi prośby związanej z zawarciem lub wykonaniem umowy z osobą fizyczną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zwykłą korespondencję, pomoc i ochronę przed nadużyciami można przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po uwzględnieniu praw osoby. Wiadomości nie są automatycznie zgłoszeniem do newslettera. Przesyłanie marketingu wymaga osobnej podstawy i, kiedy nakazują to przepisy, odrębnej zgody.

Zgłoszenia, bezpieczeństwo i obowiązki prawne

Przetwarzamy dane potrzebne do rozpatrzenia reklamacji, zgłoszeń dotyczących książek i możliwych naruszeń, wraz z dokumentacją decyzji oraz korespondencją. Wymagany przez prawo zakres opiera się na art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Pozostałe uzasadnione czynności związane z ochroną praw, wyjaśnianiem sporów i przeciwdziałaniem nadużyciom mogą opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie wykorzystujemy tej podstawy jako ogólnego zezwolenia na gromadzenie wszystkich dostępnych danych.

Dane techniczne, takie jak informacje o połączeniu, urządzeniu, przeglądarce i zdarzeniach systemowych, mogą powstawać w logach infrastruktury lub funkcjach zabezpieczających. Zakres musi odpowiadać potrzebie zapewnienia działania i bezpieczeństwa. Brak zapisu adresu IP w jednym module, na przykład ocen, nie oznacza, że infrastruktura serwera nie wytwarza własnych logów. Zasady cookies i podobnych mechanizmów są opisane odrębnie.

W aktualnym modelu platforma nie sprzedaje książek i nie prowadzi rozliczeń sprzedaży z czytelnikami. Nie opisujemy nieuruchomionych płatności jako obecnego celu przetwarzania. Przed uruchomieniem nowej usługi należy przedstawić informacje o jej danych, odbiorcach i podstawach.

Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługujące platformę oraz dostawcy hostingu, infrastruktury, poczty, zabezpieczeń i pomocy technicznej, wyłącznie w potrzebnym zakresie i na właściwej podstawie. Jeśli działają jako podmioty przetwarzające, obowiązują ich odpowiednie umowy. Treść wiadomości otrzymuje wybrany odbiorca, a materiały publiczne są dostępne dla osób odwiedzających stronę. Dane mogą być udostępniane właściwym organom, jeżeli istnieje obowiązek lub inna zgodna z prawem podstawa.

Podanie tej informacji nie jest zgodą na niezależne wykorzystywanie danych przez wykonawcę. Wnioski wymagające wyjaśnienia roli odbiorcy można kierować do administratora.

Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Miejsce pobytu autora lub czytelnika oraz publiczna dostępność książki w internecie nie są same w sobie opisem wszystkich transferów realizowanych przez dostawców. Przy ustalaniu transferów uwzględnia się również dostęp z państwa trzeciego i dalszych podwykonawców, jeżeli mają znaczenie w danej usłudze.

Okresy przechowywania

Dane konta i prywatnego projektu są przechowywane przez okres potrzebny do prowadzenia usługi. Po jej zakończeniu pozostają tylko dane niezbędne do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony określonych roszczeń, w zakresie i przez okres uzasadniony daną podstawą. Publiczne udostępnienie materiałów kończy się według zasad wycofania książki, a nie tylko przez ukrycie odsyłacza w bibliotece.

Korespondencję należy przechowywać przez okres potrzebny do prowadzenia sprawy oraz odrębnie uzasadnionej ochrony praw lub bezpieczeństwa. Dane potrzebne jedynie do potwierdzenia wiadomości powinny być usuwane po ustaniu tego celu, według rzeczywistego cyklu porządkowania systemu. Nie deklarujemy automatycznego usuwania całej historii rozmów przez sam upływ ważności linku do wiadomości. Wygaśnięcie linku i usunięcie danych są różnymi zdarzeniami.

Po ustaniu podstawy dalszego przechowywania dane należy usunąć lub skutecznie zanonimizować. Kopie zabezpieczające nie mogą służyć obchodzeniu terminu usunięcia przez ponowne przywracanie danych do bieżącej usługi. Zachowanie informacji na potrzeby konkretnego sporu nie uprawnia do dowolnego dalszego publicznego wykorzystania utworu.

Prawa osoby

Na warunkach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu i otrzymania kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także prawo przenoszenia danych w odpowiednim zakresie. Przy przetwarzaniu opartym na prawnie uzasadnionym interesie można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego przysługuje na właściwych warunkach bez takiego uzasadnienia. Zgodę można cofnąć w każdej chwili bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Uprawnienia nie są bezwarunkowe i mogą podlegać ustawowym ograniczeniom, na przykład gdy określone dane są potrzebne do obowiązku prawnego lub ochrony roszczenia. Administrator wyjaśnia podstawę odmowy w zakresie wymaganym prawem. Na żądanie odpowiada bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca; ewentualne ustawowe przedłużenie wymaga przekazania odpowiedniej informacji. Weryfikacja osoby powinna być proporcjonalna, bez rutynowego żądania zbędnych dokumentów tożsamości.

Można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo innego właściwego organu nadzorczego zgodnie z RODO. Przysługuje także sądowa ochrona praw. Kontakt z administratorem nie jest obowiązkowym warunkiem uprzednim każdej skargi.

Dobrowolność i decyzje automatyczne

Podanie danych potrzebnych do konta, weryfikacji adresu lub odpowiedzi jest warunkiem wykonania danej funkcji; bez nich może ona nie być możliwa. Dane opcjonalne pozostają dobrowolne. Nie należy zamieszczać w książce ani formularzu zbędnych danych innych osób, haseł, danych płatniczych i dokumentów poufnych. Jeśli dana sprawa wymaga wrażliwych informacji, trzeba wcześniej ustalić odpowiedni zakres i kanał.

Zwykłe techniczne filtrowanie spamu nie jest automatycznie równoznaczne z takim mechanizmem. O każdej istotnej zmianie celów i sposobu przetwarzania należy poinformować przed rozpoczęciem nowego wykorzystania danych.

Dane dokumentacji współpracy

Dokumentacja autora obejmuje imię i nazwisko, adres e-mail, adres korespondencyjny, miejscowość i wskazaną datę podpisania, wersję warunków oraz przekazaną podpisaną stronę. Dane te służą identyfikacji stron, prowadzeniu korespondencji i dokumentowaniu uzgodnień. Nie są publikowane w portfolio autora ani katalogu książek.

Pobierz ten dokument PDF